Op 25 mei 2018 is het zover. Vanaf dat moment is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Alle organisaties die persoonsgegevens verwerken, dus ook gemeenten, moeten aan de AVG voldoen.
De AVG is op een aantal punten strenger dan de Wbp. Zo krijgen gemeenten meer verantwoordelijkheden. Gemeenten moeten kunnen aantonen dat zij aan de AVG voldoen. De AVG zorgt ook voor versterking en uitbreiding van de rechten van betrokkenen. De Autoriteit Persoonsgegevens krijgt de bevoegdheid om hogere boetes op te leggen. Dit artikel behandelt drie hoofdlijnen die een gemeente op orde moet hebben: processen, mensen en techniek.
Processen
Binnen de gemeentelijke organisatie worden op verschillende plekken persoonsgegevens verwerkt. Denk aan het aanvragen van een paspoort of het aanvragen van een maatwerkvoorziening. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een persoon en waaraan je een persoon als individu kan herkennen. Het gaat om ieder gegeven dat herleidbaar is tot een persoon, zoals naam, geboortedatum, adres. Verwerking van persoonsgegevens heeft dus niet alleen betrekking op de inwoners van de gemeente, maar ook op de personen die werkzaam zijn binnen de gemeente. Bijvoorbeeld omdat iemand in dienst treedt bij de gemeente en voor de arbeidsovereenkomst zijn of haar gegevens nodig zijn. De eerste stap voor een gemeente is om nauwkeurig in kaart te brengen hoe de processen van verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie lopen. Op welke plekken binnen de gemeente worden persoonsgegevens verwerkt? Op welke manier komen persoonsgegevens binnen, digitaal of op papier? Waar wordt het formulier vervolgens opgeslagen? Wie kunnen de formulieren inzien? Zodra de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de organisatie in kaart zijn gebracht, kan je toetsen of de verwerkingen aan de AVG voldoen en waar nodig bijsturen. Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:Cultuur en bewustzijn zorgen ervoor dat juridische eisen geen dode letter worden.
